Gewerbeanmeldung für das Online Business: der offizielle Start

Mit dem Entschluss, ein eigenes Online-Unternehmen zu gründen, startet die Phase der Aufbruchsstimmung und ambitionierter Ziele. Die Vision deines eigenen Geschäftsmodells und die Aussicht auf unternehmerische Freiheit motivieren dich sicherlich sehr. Bevor du jedoch die ersten Produkte oder Dienstleistungen anbietest, solltest du einige grundlegende administrative Prozesse durchlaufen. Diese Formalitäten bilden das rechtliche und finanzielle Fundament für ein nachhaltiges Online Business. Dieser Artikel dient dir als detaillierter Wegweiser durch die ersten, wichtigen Schritte der Gründungsphase.

Die passende Rechtsform für deine Geschäftsidee im Online Business

Eine innovative Geschäftsidee für ein Online Business oder eine andere Tätigkeit als Freelancer ist zweifellos essenziell. Ihre erfolgreiche Umsetzung erfordert jedoch eine solide Basis. Wähle zunächst die passende Rechtsform: Einzelunternehmen, Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), Unternehmergesellschaft (UG haftungsbeschränkt) oder Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH). Jede Rechtsform impliziert unterschiedliche rechtliche und steuerliche Rahmenbedingungen. Wenn du noch nicht weißt, welche Rechtsform du für deine Geschäftsidee nehmen solltest, lies unseren großen Ratgeber Rechtsformen: Welche passt zu deinem Online Business? Unabhängig von dieser Wahl gibt es administrative Schritte, die nahezu jeder Gründer und jedes Start-up zu Beginn seiner unternehmerischen Tätigkeit beachten sollte.

Vor Aufnahme der Geschäftstätigkeit: die Gewerbeanmeldung

Sofern deine geplante Tätigkeit nicht zu den freien Berufen zählt, wie beispielsweise Journalisten, Ärzte, Künstler oder Steuerberater, ist die Gewerbeanmeldung der erste obligatorische Schritt. Sie signalisiert den Behörden offiziell die Aufnahme deiner unternehmerischen Aktivität.

So meldest du dein Gewerbe an:

• Zuständige Stelle finden: Das Gewerbeamt deiner Stadt oder Gemeinde ist dafür zuständig. Manchmal ist auch das Ordnungsamt die richtige Anlaufstelle. Am besten informierst du dich vorab auf der Website deiner Kommune.

• Formulare besorgen: Häufig kannst du die benötigten Formulare für die Gewerbeanmeldung direkt auf der Website deiner Stadt oder Gemeinde herunterladen. In einigen Fällen besteht die Möglichkeit, die Formulare online auszufüllen und digital einzureichen. Alternativ kannst du die Formulare vor Ort im Gewerbeamt erhalten und dort ausfüllen.

• Formular ausfüllen: Mache genaue Angaben zu deiner Person, deinem Unternehmen und deiner geplanten Tätigkeit.

• Einreichen: Reiche das ausgefüllte Formular entweder online ein (falls möglich) oder gib es persönlich beim Gewerbeamt ab. Halte zur Identifikation deinen Personalausweis bereit.

• Gebühren bezahlen: Für die Gewerbeanmeldung fällt eine geringe Verwaltungsgebühr an, die je nach Gemeinde zwischen 20 und 60 Euro liegt.

Was passiert nach deiner Gewerbeanmeldung?

Sobald deine Gewerbeanmeldung bearbeitet wurde, leitet das Gewerbeamt deine Daten automatisch an folgende wichtige Stellen weiter:

• Das Finanzamt: Du erhältst Post oder eine Nachricht über das ELSTER-Portal mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Dies ist notwendig, damit das Finanzamt dein Online-Unternehmen steuerlich erfassen und dir eine Steuernummer zuteilen kann.

• Die Industrie- und Handelskammer (IHK): Deine Pflichtmitgliedschaft ergibt sich aus deiner Branche und deinem Tätigkeitsschwerpunkt. Die Zuordnung erfolgt auf Basis der Angaben in deiner Gewerbeanmeldung. Die Kammer wird sich in der Regel bei dir melden.

• Die Berufsgenossenschaft: Sie ist der Träger der gesetzlichen Unfallversicherung für deine Angestellten, sofern vorhanden. Auch hier erfolgt die Kontaktaufnahme meist automatisch.

Wichtiger Hinweis für Freiberufler: Personen, die einer freiberuflichen Tätigkeit nachgehen, brauchen keine Gewerbeanmeldung vorzunehmen. Stattdessen meldest du dich direkt beim Finanzamt an.

Die steuerliche Erfassung nach der Gewerbeanmeldung: der Fragebogen des Finanzamts

Unabhängig von der Notwendigkeit einer Gewerbeanmeldung führt kein Weg am Finanzamt vorbei. Nachdem die Behörde von deiner Unternehmensgründung durch das Gewerbeamt oder direkt von dir als Freiberufler erfahren hat, erhältst du postalisch oder über das ELSTER-Portal den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung". Dieser Fragebogen bildet die Grundlage für die steuerliche Behandlung deines Online-Unternehmens.

ELSTER: Alles um den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Online-Unternehmen

Die Bearbeitung des steuerlichen Fragebogens erfolgt primär online über das ELSTER-Portal. Sofern du dort noch keinen Zugang besitzt, registriere dich rechtzeitig, da dieser Prozess einige Tage in Anspruch nehmen kann. Das ELSTER-Portal dient als sichere und effiziente Plattform für die elektronische Übermittlung deiner Steuerdaten.

Im Rahmen des Fragebogens musst du detaillierte Angaben machen, unter anderem zu:

• deiner Person oder den Gesellschaftern des Unternehmens.

• der detaillierten Beschreibung deiner geplanten geschäftlichen Tätigkeit.

• der gewählten Rechtsform deines Unternehmens.

• den voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben für das laufende und das kommende Geschäftsjahr. Eine realistische und präzise Schätzung ist hier von Bedeutung, da das Finanzamt diese unter anderem zur Festlegung deiner Steuervorauszahlungen heranzieht.

Nach Prüfung deiner Angaben teilt dir das Finanzamt deine Steuernummer mit. Diese musst du zukünftig auf deinen Rechnungen für deine Freelancer-Dienstleistungen oder dein E-Commerce angeben. Sofern du am Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen teilnimmst, insbesondere innerhalb der Europäischen Union, kannst du im Fragebogen auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) beantragen. Diese ist für den innergemeinschaftlichen Waren- und Dienstleistungsverkehr erforderlich.

Die Kleinunternehmerregelung – auch für Freelancer möglich

Eine weitere wichtige Entscheidung betrifft die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG). Wenn deine voraussichtlichen Umsätze:

• Im Gründungsjahr einen bestimmten Betrag (aktuell 25.000 Euro brutto) nicht übersteigen, ansonsten unterliegt alles darüber der Regelbesteuerung.

• Im Folgejahr voraussichtlich darunter liegen (aktuell 100.000 Euro brutto)

kannst du von der Umsatzsteuerpflicht befreit sein. Das bedeutet, dass du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen und diese nicht an das Finanzamt abführen musst. Wäge die Vor- und Nachteile dieser Regelung sorgfältig ab, da die Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht auch den Wegfall des Vorsteuerabzugs bedeutet. Für Unternehmen mit überwiegend privaten Endkunden oder als Freelancer im Dienstleistungssektor kann die Kleinunternehmerregelung durchaus vorteilhaft sein.

Freelancer und Online Business: die Pflichtmitgliedschaft in der IHK

Als Gewerbetreibender wirst du nach der Gewerbeanmeldung automatisch Mitglied der für deine Region zuständigen Industrie- und Handelskammer (IHK). Die Zuordnung, ob du beispielsweise Freelancer oder Freiberufler bist, legt das Finanzamt fest. Als Freiberufler musst und darfst du nicht in die IHK. Die IHK ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts und hat unter anderem die Aufgabe, die Interessen ihrer Mitglieder zu vertreten.

Aspekte und Vorteile der IHK-Mitgliedschaft

• Interessenvertretung: Die IHK vertritt die Interessen ihrer Mitglieder gegenüber Politik und Verwaltung auf verschiedenen Ebenen.

• Beratung und Service: Die IHK bietet ein breites Spektrum an Beratungsleistungen, Informationsveranstaltungen und Seminaren für Unternehmen, insbesondere auch für Gründer.

• Netzwerk: Veranstaltungen und Treffen ermöglichen den Austausch mit anderen Unternehmern.

• Beitragspflicht: Die Mitgliedschaft ist in der Regel mit Beiträgen verbunden, wobei es für Gründer und Kleinunternehmer oft Erleichterungen gibt. Die Höhe des Beitrags orientiert sich meist an der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit deines Unternehmens. Für Gründer und Kleinunternehmer bestehen häufig Beitragsbefreiungen oder -ermäßigungen in den ersten Jahren nach der Gründung. Informiere dich frühzeitig bei deiner zuständigen Kammer über die genauen Regelungen und Fristen für eventuelle Befreiungsanträge.

Informiere dich über die konkreten Angebote und Konditionen der zuständigen IHK. Gerade für Gründer gibt es Gründungsberatungen, Existenzgründungsseminare, Weiterbildungen für E-Commerce sowie andere IHK-Kurse für das Online Business, Mentoring und weitere Informationen, die hilfreich sein können. Jede IHK hat ihr regionales Angebot. Erkundige dich einfach, welche Unterstützungsmöglichkeiten für dein Online-Business relevant sein können.

Unfall-Absicherung für E-Commerce und Freelancer: die Berufsgenossenschaft

Die Berufsgenossenschaften sind die Träger der gesetzlichen Unfallversicherung und spielen eine entscheidende Rolle für die Sicherheit in deinem Unternehmen. Abhängig von deiner Branche und der Art deiner Online-Tätigkeit – insbesondere bei der Beschäftigung von Mitarbeitern in Agenturen oder Onlinehandel oder dem Vorliegen spezifischer Risiken wie im E-Commerce die Lagerhaltung oder der Versand – ist eine Anmeldung hier verpflichtend.

Wichtige Informationen zur Berufsgenossenschaft

• Sicherheit für dich und deine Mitarbeiter: Die Berufsgenossenschaft sichert dich und gegebenenfalls deine Mitarbeiter (Agentur, E-Commerce) gegen die Folgen von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten ab. Dies umfasst sowohl die medizinische Versorgung als auch finanzielle Leistungen im Schadensfall.

• Branchenspezifische Zuständigkeit: Die zuständige Berufsgenossenschaft für dein Online-Business richtet sich nach deiner konkreten Tätigkeit. Informationen hierzu erhältst du bei der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) oder durch Online-Recherche.

• Pflichtmitgliedschaft: In den meisten Fällen ist die Mitgliedschaft obligatorisch. Die Anmeldung sollte zeitnah nach der Gründung erfolgen. Häufig kontaktiert die Berufsgenossenschaft dich nach deiner Gewerbeanmeldung, andernfalls solltest du dich selbstständig informieren und anmelden.

• Freiwillige Versicherung: Selbstständige und Freelancer können sich übrigens freiwillig in der Berufsgenossenschaft versichern, um im Falle eines Arbeitsunfalls oder einer Berufskrankheit abgesichert zu sein.

Das Handelsregister: Relevanz nur für bestimmte Rechtsformen bei Online-Unternehmen

Das Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis, das das zuständige Amtsgericht führt. Es enthält wichtige Informationen über eingetragene Kaufleute und Handelsgesellschaften. Es dient der Transparenz im Wirtschaftsverkehr und ist nur für bestimmte Unternehmensformen verpflichtend.

Betroffene Unternehmensformen:

• Kapitalgesellschaften: Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und die Unternehmergesellschaft (UG haftungsbeschränkt) sind als juristische Personen zwingend eintragungspflichtig. Die Eintragung erfolgt in der Regel nach der notariellen Beurkundung des Gesellschaftsvertrags.

• Bestimmte Personengesellschaften: Eingetragene Kaufleute (e.K.), offene Handelsgesellschaften (OHG) und Kommanditgesellschaften (KG) müssen sich ebenfalls im Handelsregister eintragen lassen. Die Eintragungspflicht für e.K. besteht, wenn der Geschäftsbetrieb einen gewissen Umfang überschreitet. OHG und KG sind aufgrund ihrer Struktur als Handelsgesellschaften eintragungspflichtig.

• Einzelunternehmer und GbR: In der Regel ist eine Eintragung für Einzelunternehmer und Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) nicht erforderlich, es sei denn, der Geschäftsbetrieb erreicht eine kaufmännische Größenordnung, die eine Eintragung als „eingetragener Kaufmann“ (e.K.) erforderlich macht.

Die Eintragung ins Handelsregister ist mit Kosten verbunden. Diese setzen sich aus Notar- und Gerichtskosten zusammen, deren Höhe je nach Geschäftswert und Komplexität der Eintragungsregister. Was jeder nutzen sollte, ist ein separates Geschäftskonto, um deine Finanzen von Anfang an klar zu trennen.

Diese ersten administrativen Schritte mögen herausfordernd erscheinen: Sie sind aber das notwendige Fundament für ein solides und zukunftsfähiges Online Business. Nimm dir die Zeit, dich sorgfältig zu informieren und die notwendigen Schritte gewissenhaft zu erledigen. Mit einer klaren Struktur und dem Wissen um deine Pflichten und Rechte, schaffst du die besten Voraussetzungen für deinen unternehmerischen Erfolg. Im Freelancia Magazin findest du in der Kategorie „Online Business starten” weitere aktuelle Beiträge, die dir in der Gründungsphase helfen sollen.